Une entreprise sur deux en France a aujourd’hui recours au télétravail. Avec des travailleurs de plus en plus connectés, en recherche de flexibilité en ce qui concerne leur lieu de travail, les entreprises font face à de nouveaux défis en matière de communication interne. Équipes dispersées, exigences croissantes en matière de responsabilité sociétale (RSE), les événements traditionnels en présentiel ne suffisent plus toujours à répondre aux besoins de tous.
La solution ?
Le format hybride, qui combine le meilleur des deux mondes : la participation en présentiel et à distance. Mais pourquoi l’adopter pour votre communication interne (et externe) ? Voici 9 raisons pour lesquelles vous devriez passer vos événements présentiels vers un format hybride et apporter une réponse stratégique aux défis modernes de communication interne.
1. Toucher une audience plus large
Imaginez pouvoir rassembler 1 000 personnes dans un lieu qui peut en accueillir 200. Pratique, non ? L'un des avantages majeurs d’un événement hybride est qu’il permet de réunir une audience beaucoup plus large. En ouvrant vos portes virtuellement, vous n'êtes plus limité par la capacité physique d'une salle ou par les contraintes géographiques. Les collaborateurs, qu'ils soient au siège, en télétravail ou même à l’étranger, peuvent se connecter facilement et suivre l'événement en temps réel. Résultat ? Une portée démultipliée et plus de participation.
2. Réduire les coûts logistiques
Organiser un événement en présentiel peut être coûteux : location de salle, frais de transport, hébergement, restauration... Avec un format hybride, vous réduisez ces coûts de manière significative. Moins de participants sur place signifie moins de dépenses logistiques. En optant pour une participation en ligne pour une partie de vos collaborateurs, vous libérez du budget tout en offrant une expérience de qualité.
Alors, on vous voit venir, nous dire que mettre en place un dispositif de captation vidéo n’est pas gratuit, et vous avez totalement raison. En fonction de ce que vous mettez en place, l’équipe technique et le matériel pour retransmettre l’événement en live représenteront aussi un coût. Mais ce budget est plus simple à optimiser que des frais de salle, d'hébergement et de restauration. À ce sujet, nous avons un article dédié pour vous aider à créer votre budget de live streaming dans lequel nous vous proposons 3 niveaux de budget, du plus petit au plus avancé !
3. Accroître l'accessibilité et l’inclusivité
Tous vos collaborateurs n'ont pas toujours la possibilité d'assister à vos événements en présentiel. Que ce soit pour des raisons de santé, des contraintes personnelles ou des obligations professionnelles, le format hybride supprime ces obstacles. En offrant la possibilité de participer à distance, vous assurez une plus grande inclusion et garantissez que chacun ait accès à l’information essentielle.
4. Réduire l'empreinte environnementale (RSE)
Aujourd’hui, les entreprises doivent s'engager en faveur d'une réduction de leur impact environnemental. Les événements hybrides sont une réponse concrète à cet enjeu. Moins de déplacements, moins de ressources physiques mobilisées : tout cela contribue à une empreinte carbone réduite. En optant pour un format hybride, vous montrez que votre entreprise est à la pointe des pratiques durables, tout en répondant aux attentes de vos collaborateurs et de vos parties prenantes.
Conseil : D’un point de vue écologique, la meilleure pratique reste encore de passer à un format 100 % virtuel, qui permet de réduire jusqu’à 80 % des émissions carbones d’un événement. Mais le format hybride est déjà bien efficace ! À ce sujet, nous vous livrons nos astuces pour améliorer l'impact écologique de vos événements et les rendre plus responsables dans notre article 7 façons de rendre votre événement en ligne plus durable.
5. Réduire le no-show
Le no-show, ou le fait qu’un participant prévu ne se présente pas, est le cauchemar de tous les organisateurs d’événements. Avec un format hybride, vous offrez plus de flexibilité à vos participants. S'ils ne peuvent pas se déplacer physiquement, ils peuvent toujours assister à distance. Résultat : un taux de participation plus élevé et moins de places gâchées.
Alors là, on anticipe parce que l’effet inverse peut se produire. Proposer une captation vidéo de son événement est aussi un bon moyen pour vos participants de se dire qu’il n’est pas très utile de se déplacer physiquement puisqu’ils peuvent suivre l’événement confortablement installés sur leur canapé. Pas de panique, pour ça on a la solution un peu plus loin dans l’article.
6. Flexibilité accrue pour les imprévus
Qu'il s'agisse de contraintes de déplacement, de nouvelles restrictions sanitaires ou d'urgences personnelles, un événement hybride est capable de s'adapter. Si certains de vos intervenants ne peuvent pas venir en personne, ils ont toujours la possibilité de se joindre à l’événement en ligne. Cela garantit une continuité, même dans les situations les plus imprévisibles.
7. Accès facilité aux intervenants externes
Faire venir des intervenants pour vos événements en présentiel peut être compliqué, voire coûteux, notamment si cela implique des déplacements. Avec le format hybride, vous pouvez inviter des experts ou des personnalités à intervenir à distance, sans les contraintes logistiques habituelles. Cela vous permet de renforcer la qualité de vos événements tout en contrôlant les coûts.
8. Monétisation supplémentaire et contenu exclusif
Le format hybride offre également des opportunités de monétisation que vous n’aviez peut-être pas envisagées. Vous pouvez proposer des accès premium, des contenus exclusifs, des sessions de formation et tout autre activation exclusive à vos participants en présentiel. Cela crée une nouvelle source de revenus tout en enrichissant l’expérience des participants.
Proposer du contenu et des activités exclusives aux participants en présentiel est aussi un moyen de motiver vos participants à se déplacer !
9. Optimisation des retombées post-événement
Contrairement à un événement 100 % présentiel qui s’achève une fois les portes fermées, un événement hybride peut prolonger son impact. En enregistrant les sessions, vous pouvez les diffuser ultérieurement pour les absents ou les utiliser pour des formations internes par exemple. Cela maximise la durée de vie de votre événement et permet d’en tirer un bénéfice bien au-delà du jour J.
Conclusion
Ouvrir vos événements présentiels au format hybride n’est plus simplement une option : c’est une réponse intelligente aux défis modernes de communication interne. En adoptant cette approche, vous maximisez l'impact de vos événements tout en offrant plus d'inclusivité, de flexibilité et de durabilité. Alors, pourquoi ne pas franchir le pas et offrir à votre entreprise la possibilité de toucher plus, avec moins ?
Sparkup : votre allié pour réussir vos événements hybrides
Pour tirer pleinement parti des événements hybrides, il est essentiel de s’appuyer sur les bonnes technologies. Sparkup est une solution tout-en-un conçue pour maximiser l’impact de vos événements grâce à une expérience interactive unique, aussi bien pour les participants en présentiel que pour ceux en ligne. Avec Sparkup, vous pouvez intégrer des fonctionnalités telles que des sondages en direct, des quiz, des murs d’audience, ou encore des chats en temps réel pour maintenir l’attention et l’engagement de tous les participants, quel que soit leur mode de participation.
Grâce à notre solution de diffusion en haute qualité et en ultra-basse latence, les participants à distance peuvent voir le contenu sans décalage et se sentir aussi impliqués que ceux présents sur place. De plus, Sparkup vous permet de collecter des données en temps réel pour analyser la participation, ajuster vos actions et mesurer l’impact de vos événements. Avec Sparkup, vous avez tous les outils pour organiser des événements hybrides performants, interactifs et engageants.