Contexte
Le CIGRE (Conseil International des Grands Réseaux Électriques) organise chaque année un congrès mondial de 5 jours. Cet événement de renommée internationale rassemble des professionnels, experts et leaders de l'industrie des réseaux électriques du monde entier.
Lors de l'édition 2024, qui s'est tenue du 25 au 30 août 2024 au Palais des Congrès de Paris, Sparkup et son partenaire Leni ont joué un rôle clé en fournissant une suite complète de solutions digitales et de services techniques, facilitant ainsi l'organisation et l'engagement des participants.
Un partenariat qui a permis à CIGRE 2024 d'offrir un format hybride à forte valeur ajoutée, hautement interactif pour tous les participants, qu'ils soient sur place ou à distance.
Le défi
Le CIGRE 2024, rassemblant des milliers de participants internationaux, exigeait une gestion fluide et efficace de plusieurs aspects clés : l’inscription des participants, la gestion des accès sur site, la diffusion sans latence de l'événement, l'engagement d'un public hybride, le support aux conférenciers pour leurs présentations, et une logistique technique impeccable. Le défi consistait à fournir une solution intégrée et flexible afin de garantir une expérience fluide, interactive et engageante pour tous les participants.
La solution
Pour relever le défi, le CIGRE a fait appel à Sparkup reconnu pour ses solutions innovantes de live streaming interactif, et à Leni, reconnu pour sa maîtrise des solutions de gestion d'événements. Leni et Sparkup proposent une offre de service complète et packagée qui a permis à CIGRE 2024 de profiter d'une intégration fluide entre les solutions vidéo et display de haute qualité de Leni et les technologies d’engagement vidéo de Sparkup.
Solutions mises en place par Sparkup :
Intégration en marque blanche du lecteur vidéo Sparkup :
Le lecteur vidéo interactif de Sparkup a été intégré en marque blanche sur le site web de l'événement, créé avec la solution KLIPSO de Leni. Une intégration transparente et sans couture pour offrir aux participants connectés à distance une expérience fluide et permettre à CIGRE de garder de la cohérence graphique et valoriser sa marque.
Live streaming en ultra-faible latence :
Une captation a été mise en place par Leni dans tous les salles d'ateliers et conférences pour permettre aux participants à distance de suivre les échanges. La vidéo était diffusée par Sparkup avec une latence inférieure à 3 secondes pour permettre aux participants à distance de suivre le contenu en direct, sans décalage par rapport aux participants sur place, et de contribuer aux ateliers de manière fluide.
Live Chat :
Un live chat Sparkup a également été intégré dans le site web de l'événement. Ce live chat était accessible a tout moment par les participants pour commenter les ateliers, partager leurs inputs et commentaires. Le chat était placé en dehors du lecteur vidéo afin de ne pas encombrer la vidéo et conserver une expérience de visionnage épurée.
Q&A Interactif :
Des sessions de Q&A interactives ont été instaurées pour favoriser une participation active du public. Les participants avaient la possibilité de poser leurs questions et de voter pour celles des autres, permettant ainsi de hiérarchiser les sujets les plus pertinents. Grâce à ce système, les modérateurs et intervenants pouvaient se concentrer sur les questions les plus populaires, rendant les échanges beaucoup plus dynamiques et efficaces.
Interactivité en Mode Hybride :
Avec la solution hybride de Sparkup, les participants, qu'ils soient sur place ou à distance, ont pu contribuer de manière équitable aux discussions des conférences et ateliers. Sur place, les participants se connectaient directement à Sparkup via leur téléphone, sans nécessiter de téléchargement, pour accéder aux outils interactifs. De leur côté, les participants à distance pouvaient participer à un Q&A interactif directement intégré dans le lecteur vidéo. Tous avaient ainsi la possibilité de poser des questions et de soumettre des idées, peu importe leur emplacement dans le monde.
Grâce à la solution hybride de Sparkup, le CIGRE a réussi à transformer son congrès en une expérience inclusive et engageante pour les participants, qu'ils soient sur place ou à distance. En intégrant des fonctionnalités interactives en temps réel, l'événement a permis de capter les contributions de tous les participants, quel que soit leur emplacement.
Solutions mises en place par Leni :
Leni a mis en place plusieurs solutions pour le CIGRE 2024, notamment un système d'inscription avec Klipso, une application mobile personnalisée, la gestion virtuelle des sessions et des exposants, ainsi que des ePosters. Ils ont également assuré la gestion de l'accueil sur site avec des lecteurs de badges, la synchronisation des présentations via Easyppt, et la fourniture de matériel technique et audiovisuel pour garantir le bon déroulement de l'événement.
Pour avoir le détail des solutions mises en place par Leni pour ce cas client, cliquez ici.
Résultats
- Engagement accru : Augmentation de la participation lors des ateliers grâce à des sessions interactives de questions-réponses, des sondages et des discussions.
- Expérience inclusive : Permettre aux participants internationaux de rejoindre le congrès à distance, rendant l’événement accessible à un public plus large.
- Feedback complet : Collecte d’informations et de contributions précieuses provenant à la fois des participants sur site et virtuels, enrichissant ainsi le contenu et les discussions tout au long de l’événement.
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