Le live streaming est devenu un levier essentiel de la stratégie des entreprises pour engager leurs audiences, améliorer la notoriété de marque et booster les ventes. Mais comme pour n'importe quelle autre campagne marketing ou communication, pour garantir la réussite d’un live streaming, un élément clé entre en jeu : le budget. Un événement bien planifié repose sur une gestion rigoureuse des ressources. Alors, comment créer un budget adapté à vos besoins sans exploser vos coûts ?
Dans cet article, on vous partage chaque élément à prendre en compte pour construire un budget optimal pour votre live streaming, quel que soit le type d’événement que vous organisez - et on vous propose trois niveaux de budget pour adapter vos choix en fonction de vos ressources. C'est parti !
Définir les objectifs de votre live streaming
Avant même de penser à votre budget, la première question à se poser est : quels sont vos objectifs ? Les objectifs d’un live streaming influencent directement les coûts.
Pourquoi organisez-vous un live streaming ?
Chaque live streaming a une finalité : un lancement de produit, un événement d'entreprise, une session de formation, un réunion top managers ou encore une conférence de presse. Définir vos objectifs va vous aider à structurer votre événement et à allouer le bon budget à chaque poste de dépense. Par exemple, un lancement de produit nécessitera probablement une qualité vidéo supérieure, une promotion agressive, et un maximum d'interactivité pour capter et maintenir l'attention de l'audience afin d'ancrer vos messages clés.
Identifier les indicateurs de performance (KPI)
Une fois vos objectifs définis, identifiez les KPI (indicateurs clés de performance) qui vous permettront de mesurer le succès de votre événement. Cela pourrait inclure :
- Le nombre de participants
- Le taux d’engagement (interactions, commentaires, questions, rétention des messages, taux de satisfaction...)
- Le nombre de vues en replay
- Les leads générés
Ces KPI ont un impact direct sur le budget. Par exemple, si votre objectif est d'attirer un grand nombre de spectateurs, il faudra investir davantage dans la promotion. Si votre objectif est l'engagement de votre audience, alors investir dans une plateforme qui combine qualité vidéo et outils d'interactivité sera une excellente idée.
Les 5 postes de dépenses à prendre compte dans votre budget
1. Les coûts liés à la plateforme de diffusion
La première dépense à prendre en compte est celle de la plateforme de diffusion. Le choix de la plateforme dépendra du type d’événement que vous organisez, du nombre de participants attendus, des fonctionnalités interactives dont vous avez besoin et, bien sûr, de votre budget.
Plateformes gratuites
Si votre budget est limité, des plateformes comme YouTube Live ou Facebook Live peuvent être une solution. Ces plateformes sont gratuites et permettent de diffuser à un large public, mais elles n'offrent aucune possibilités de personnalisation graphique pour valoriser votre marque, et elles sont particulièrement limitées pour interagir avec l'audience. Par ailleurs, elles ne permettent pas non plus de gérer les inscriptions à votre live, la gestion d'une billetterie etc.
Plateformes payantes
Pour des événements professionnels, vous devrez probablement opter pour une plateforme payante qui vous permettra d’accéder à des fonctionnalités plus avancées, telles que la gestion de l’interactivité, une qualité vidéo supérieure (HD, 4K), et une meilleure personnalisation graphique pour mettre en avant votre marque. Certaines plateformes comme Sparkup intègrent également des outils de gestion des inscriptions ce qui vous évite de multiplier les outils et les factures.
2. Les coûts de production technique
Le second poste de dépenses concerne le matériel et les logiciels techniques nécessaires à la production de votre live streaming.
Matériel audiovisuel
Selon la qualité souhaitée, vos coûts en matériel peuvent varier. Mais grossomodo, dites vous qu'il vous faudra toujours une ou plusieurs caméra, de quoi gérer l'audio et de l'éclairage. On vous détaille tout plus loin dans l'article avec les trois niveau de budgets, mais voici déjà un petit aperçu :
- Webcam et micros USB pour les petits budgets et des webinaires basiques
- Caméras HD, micros cravate et éclairage semi-pro pour des événements de taille moyenne avec un rendu professionnel
- Caméras 4K, régies et éclairages professionnels pour des productions plus complexes
Logiciels de production
Vous aurez également besoin d’un logiciel de production pour gérer la diffusion en direct. À la différence d’un logiciel de diffusion vidéo, un logiciel de production permet de réaliser des tâches plus techniques pour votre diffusion comme l’encodage et la gestion des sources vidéo. En voici quelques exemples :
- OBS Studio : Un logiciel gratuit
- vMix : Logiciel payant avec des options plus avancées, notamment la gestion de plusieurs flux vidéo et la diffusion en 4K (à partir de 60 €).
- Wirecast : Solution professionnelle avec un prix de départ à 599 €.
Connexion internet
Une connexion internet de haute qualité est essentielle pour éviter les interruptions de diffusion. Selon la taille de votre audience, vous pourriez avoir besoin d’une connexion dédiée. Le coût dépendra du fournisseur d'accès à Internet et de la vitesse requise.
Design et mise en scène
Pour soigner encore plus l'expérience, pensez au décor ! Un fond vert pour personnaliser son arrière plan ? Un studio ? Un lieu dédié ? Un décor soigné apporte une dimension plus professionnelle et engageante à votre live, mais cela peut aussi augmenter les coûts de production, particulièrement si vous louez un lieu ou un studio versus le faire dans vos locaux avec un fond vert.
3. Les coûts liés à l’équipe technique
La production technique d’un live streaming ne se limite pas au matériel. Il faut également une équipe compétente pour s’assurer que tout se déroule sans accroc. Selon la complexité du live, vous pouvez choisir entre une production interne ou externalisée.
- Équipe interne :
Si vous avez déjà une équipe en interne qui maîtrise la production audiovisuelle, cela peut réduire les coûts. Les investissements seront probablement essentiellement matériel. - Externalisation :
Faire appel à une agence spécialisée, des freelances ou un studio de production peut représenter un investissement initial plus élevé, mais cela garantit souvent un résultat professionnel et sans accrocs, et cela comporte l’avantage de ne pas se louper sur l'achat ou la location du matériel.
Pour vous donner une idée, une équipe technique ressemble en général à ça :
- Réalisateur : Supervise la diffusion et les changements de caméra (entre 500 € et 1500 € par jour selon l’expérience).
- Technicien vidéo : S’occupe du matériel de diffusion (environ 300 € à 600 € par jour).
- Ingénieur du son : Gère l’audio, en particulier si vous avez plusieurs sources sonores (environ 300 € à 700 € par jour).
En fonction de l'ampleur de votre événement, la taille et donc le coût de cette équipe peut varier.
4. Les coûts de marketing et de promotion
Un live streaming sans audience ne sert à rien. Le marketing et la promotion sont donc des éléments cruciaux à prendre en compte dans votre budget.
- Publicité avant l'événement
Il est essentiel de promouvoir votre événement avant qu’il ait lieu, afin d’attirer un maximum de participants. Vous pouvez opter pour :- Marketing organique : Utilisez vos réseaux sociaux, votre base de données, ou la liste de vos collaborateurs sans frais supplémentaires.
- Contenu : Créez des teasers, vidéos et posts pour annoncer le live. Cela peut se faire sans budget si vous décidez de créer les teasers vous-mêmes plutôt que de faire appel à des monteurs vidéo, graphistes, motion designer etc.
- Publicité payante : Vous pouvez investir dans des annonces sponsorisées sur Facebook, Instagram ou LinkedIn pour promouvoir votre live et toucher une audience plus large.
- Post-promotion
Après l'événement, vous pouvez continuer à capitaliser sur votre live en partageant des extraits, des moments forts ou en rediffusant le replay. À vous de voir si vous souhaitez gérer ça en interne ou faire appel à des graphistes, monteurs vidéo etc. Prévoyez un budget pub si vous souhaitez créez des posts sponsorisés pour toucher encore plus de gens sur les réseaux sociaux avec le replay.
5. Les coûts imprévus et contingence
Dans tout projet, il est essentiel de prévoir une marge de sécurité pour faire face aux imprévus. De manière générale on vous recommande d’allouer environ 10 % du budget total à une réserve pour imprévus. Cela permet de pallier les problèmes de dernière minute sans perturber l’organisation.
Trois niveaux de budgets pour votre live stream
En fonction de vos moyens, il est possible d'adapter les ressources allouées à votre live streaming. Voici trois niveaux de budgets qui vous aideront à organiser votre événement en fonction de vos finances.
1. Budget d’entrée (de 500€ à 2500€)
Un budget minimaliste pour la production de live streaming, suffisant pour des diffusions à petite échelle avec un seul présentateur comme des webinaires ou des lancements produits.
- Logiciels :
- Logiciel de diffusion : utilisation d’une plateforme un minimum sécurisée et fiable (de 20€ à 200€/mois)
- Logiciel de production : Un logiciel open source comme OBS ou un logiciel basique pour l’encodage (de 0€ à 100€)
- Matériel :
- Caméra : Webcam HD ou une caméra DSLR basique (de 100€ à 500€)
- Audio : Un micro USB ou micro-cravate (50€)
- Éclairage : Un anneau lumineux (de 20€ à 100€)
- Diffusion : Un ordinateur portable ou de bureau existant, ou un encodeur dédié
- Équipe : Production en interne avec présentateur seul et une équipe très réduite. (de 0€ à 1000€)
- Promotion : Principalement organique via les réseaux sociaux et du marketing par email (de 0€ à 500€)
2. Budget intermédiaire (de 5000€ à 15000 €)
Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en termes de budget pour une production de live streaming de niveau intermédiaire, telle qu'un webinaire multi-caméras, une communication managériale ou une conférence en ligne.
- Logiciels :
- Logiciel de diffusion : utilisation d’une plateforme plus robuste (de 200€ à 800€/mois)
- Logiciel de production : Un logiciel de production haut de gamme (de 100€ à 500€)
- Matériel :
- Caméra : 2 ou plus de caméras semi-pro type DSLR (de 500€ à 2000€ par caméra)
- Audio : Micro XLR ou micro sans fil de haute qualité et tables de mixage audio (de 150€ à 1000€)
- Éclairage : Kit d’éclairage studio (de 300€ à 1500€)
- Diffusion : Ordinateurs ou encodeurs matériels (de 1000€ à 3000€)
- Équipe : Petite équipe de production avec un réalisateur et quelques techniciens (régisseur, cadreur, technicien son). Vous pourrez aussi faire appel à des animateurs ou modérateurs pour dynamiser la session (de 1000€ à 5000€)
- Promotion : Un mix de marketing organique, de réseaux sociaux, d’email et de publicités payantes (de 500€ à 2000 €)
3. Budget avancé (Plus de 10000€)
Si vous souhaitez réaliser un live streaming ou webinaire de qualité premium pour un événement de marque, une conférence en ligne, voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en termes de budget pour une production avancée.
- Logiciels :
- Logiciel de diffusion : Plateforme d’entreprise avec des options de personnalisation avancées (de 800€ à 5000€/mois)
- Logiciel de production : logiciel avancé qui inclut le changement de caméra multiples et la gestion multiples angles de vue, des superpositions avancées etc (de 500€ à 2000€)
- Matériel :
- Caméra : 2+ caméras 4K (de 2000€ à 10000€ par caméra)
- Audio : Micros professionnels, tables de mixage et équipements de monitoring (de 1000€ à 10000€)
- Éclairage : Configuration professionnelle d'éclairage LED ou studio (de 1500€ à 5000€)
- Diffusion : Ordinateurs haut de gamme ou encodeurs matériels (de 3000€ à 15000€)
- Équipe : Animateurs et équipe technique complète avec réalisateur, caméramans, ingénieur du son, et techniciens. (de 5000€ à 25000€)
- Promotion : Campagne médias payantes, marketing d'influence et relations publiques (de 2000€ à 20000€)
Comment optimiser vos dépenses de live stream ?
Lorsque vous planifiez un live streaming, vous avez la liberté de répartir vos ressources comme bon vous semble. Mais pour maximiser leur impact, voici quelques astuces simples à suivre.
1.Anticipez la montée en puissance
Comme dans une startup, démarrez progressivement (niveau d’entrée ou intermédiaire) et ajustez votre budget à la hausse (niveau avancé) en fonction des résultats. Testez, optimisez et améliorez votre live stream pour garantir l’engagement. Une fois les premiers résultats en main, vous aurez toutes les raisons d’investir davantage dans la production, d'intensifier vos dépenses marketing et d’augmenter la fréquence de vos diffusions.
2. Renforcez les compétences internes
Investir dans du matériel coûte cher, mais c’est souvent une dépense ponctuelle. En revanche, votre équipe est un investissement permanent. Misez donc sur la formation de votre équipe existante, plutôt que de recruter à l'extérieur. Une équipe bien formée maximise la valeur de vos investissements, qu’il s’agisse des logiciels, de l’équipement, du marketing, et bien sûr du contenu lui-même. Après tout, même le meilleur équipement ne vaut rien sans une équipe compétente !
3. Concentrez-vous sur le ROI
Chaque objectif de live streaming doit viser un retour sur investissement clair. Demandez-vous quel est le plus gros levier pour booster le ROI pour votre projet. Est-ce dans le marketing, pour booster un contenu déjà bien rôdé ? Dans l’équipement, pour combler un maillon faible de la production ? Ou peut-être dans les logiciels, pour obtenir des analyses en temps réel et des fonctionnalités interactives ?
Conclusion
Créer un budget pour un live streaming est une étape essentielle pour garantir le succès de votre événement. En prenant en compte chaque poste de dépense, vous pouvez éviter les mauvaises surprises et maximiser l’impact de votre événement. Qu’il s’agisse d’un événement à petit budget ou d’une production haut de gamme, une planification rigoureuse vous permettra d’offrir une expérience inoubliable à votre audience.
En respectant ces principes, vous aurez toutes les clés en main pour structurer un budget adapté à vos ambitions et à vos ressources.
Optez pour Sparkup pour vos événements en live streaming
Avec Sparkup, vous bénéficiez d'une plateforme tout-en-un de diffusion vidéo qui offre une expérience de live streaming ultra-engageante et interactive. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, Sparkup vous permet d’apporter de l’interactivité en temps réel à vos diffusions en direct, comme des sondages, des quiz, des murs d'audience en direct, et bien plus encore. Grâce à sa technologie de diffusion HD en ultra-faible latence, vous pouvez offrir à votre public une expérience fluide et immersive à tous vos participants.
Prêt à dynamiser vos événements en direct ? Découvrez comment Sparkup peut transformer votre prochaine diffusion en une expérience inoubliable. Contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration ou pour discuter de vos besoins spécifiques !